Rita Ramakrishnan bắt đầu công việc làm trưởng phòng Nhân sự và Tài năng tại công ty khởi nghiệp bất động sản Cadre vào tháng 4 năm 2020. Cô đã chuyển từ San Francisco đến New York để làm việc, nơi cô dự định giám sát văn hóa làm việc ngày càng phát triển của công ty khởi nghiệp. Ramakrishnan có rất nhiều kế hoạch, nhưng cô chưa bao giờ đặt chân đến văn phòng; thay vào đó, cô đã dành những tháng đầu tiên chuyển căn hộ mới thành không gian làm việc tại nhà. Trải nghiệm này làm cô nhớ đến một câu tục ngữ cũ: Người đều có kế hoạch, chúa trời đều cười.
Công việc của Ramakrishnan là tạo cảm giác kết nối cho mọi người tại nơi làm việc. Nhưng bây giờ, khi mọi người đều làm việc trong các ô cách ly tại nhà, việc kết nối dường như là không thể. Cô được kể về những nghi lễ mà nhân viên Cadre coi là quý giá: gặp nhau qua đồ uống vào thứ Năm, bánh mì bagel mỗi sáng thứ Sáu. “Chúng tôi cố gắng tái tạo điều đó với một giờ vui mừng ảo,” cô nói. “Nhưng nó thực sự không hoạt động.” Một số điều khác hoạt động tốt hơn, như giờ vui mừng qua Zoom kết hợp với bagel thực, do công ty thanh toán. Nhưng không có điều nào gần bằng việc gặp gỡ đồng nghiệp, mà cô chưa bao giờ thấy mặt.
Hai năm sau đó, hầu hết nhân viên của Cadre vẫn làm việc từ nhà—và sẽ làm vậy trong một thời gian dài nữa. Giống như nhiều doanh nghiệp khác, nó đã chấp nhận mô hình làm việc “hybrid”, mở cửa văn phòng cho nhân viên đã tiêm vaccine trong khi cho phép người khác làm việc từ xa nếu họ muốn. Ba tư của lực lượng lao động hiện tại bắt đầu làm việc trong đợt đại dịch, có nghĩa là văn hóa làm việc từ xa là điều họ đã biết. Câu hỏi liệu những nhân viên đó có cảm giác thuộc về là một vấn đề nghiêm trọng đối với Ramakrishnan.
Mặc dù có nhiều thành công từ việc làm việc từ xa, nhưng kết nối xã hội vẫn là một điểm đau. Một khảo sát trên 700 người làm việc từ xa, trước đây đã làm việc tại văn phòng, phát hiện ra rằng kết nối xã hội là điều mọi người nhớ nhất về văn phòng, vượt qua cả những cuộc nói chuyện, không gian làm việc riêng, và cuộc họp trực tiếp. Tuy nhiên, mặc dù cần thiết rõ ràng, hầu hết các công ty vẫn chưa tìm ra cách tốt nhất để tạo ra các kết nối trong thế giới ảo. Không ai muốn tham gia một giờ vui mừng ảo nữa hoặc ngoại tuyến kỹ thuật số. Nhưng mà không có một tình bạn giữa đồng nghiệp—một kết nối chung vượt qua danh sách công việc chung—sự buồn chán của nhân viên nảy sinh.
Một số công ty đang đặt hy vọng vào việc quay trở lại văn phòng để sửa chữa cấu trúc xã hội của nơi làm việc. Google và Facebook, cả hai đã mở rộng diện tích bất động sản của họ trong thời kỳ đại dịch, đã sử dụng không gian văn phòng của họ để tạo ra một cảm giác văn hóa chung, và họ sẽ tiếp tục làm như vậy. Nhưng nhiều công ty khác cũng đã chấp nhận làm việc từ xa, cho phép một số hoặc tất cả nhân viên của họ tiếp tục phân tán trong những tháng sắp tới.
Những người quản lý nhân sự như Ramakrishnan đang lo lắng sâu sắc. Có nhiều lợi ích từ việc làm việc từ xa—và, sau hai năm thực hiện nó, một số người từ chối quay lại văn phòng. Đồng thời, những nhân viên không quen biết đồng nghiệp, không tương tác với người ngoài đội nhóm của họ, hoặc không có mối liên kết mạnh mẽ ít có khả năng ổn định lại công việc. “Chỉ số duy nhất quan trọng nhất về giữ chân và tương tác là liệu bạn có một người bạn thân tại nơi làm việc hay không,” Ramakrishnan nói. Một số đồng nghiệp của cô đã làm việc tại công ty này từ bốn hoặc năm năm. Nhưng trong đại dịch, Cadre cũng “thấy nhiều người chuyển đi.”
Thiếu kết nối cá nhân, “đó chỉ là một công việc, chỉ là một danh sách công việc, không có lòng trung thành với công ty,” nói Chris Collins, giáo sư kết nối và giám đốc nghiên cứu sau đại học tại Trường ILR của Đại học Cornell, nơi ông nghiên cứu quản lý nguồn nhân lực. Ông so sánh nhân viên cô lập với người làm việc tự do, có thể thực hiện các nhiệm vụ tương tự cho các công ty khác nhau. Người ta vẫn có thể cảm thấy có hiệu suất, thậm chí hài lòng khi làm việc một mình. Nhưng khi công việc trở nên giao dịch, rất dễ đổi một chiếc laptop lấy chiếc khác. “Không có gì ngạc nhiên khi tỷ lệ nghỉ việc cao như vậy.”
Ở bản chất của nó, văn hóa làm việc được định nghĩa bởi những quy tắc và thói quen chung. Điều đơn giản như việc cung cấp cà phê miễn phí có thể tạo ra một thói quen văn phòng để nhân viên gặp nhau hoặc giao tiếp. Trong những trường hợp tốt nhất, những giao tiếp nhỏ mở cửa cho tình bạn hoặc sự hợp tác. Ngay cả khi chúng không làm điều đó, chúng mang lại cho người ta cảm giác rằng họ thuộc về một nhóm lớn hơn.
Làm việc từ xa thách thức những thói quen và quy tắc văn phòng—khi người ta đến, khi họ rời đi, họ mặc gì, và họ tương tác với ai. Khả năng linh hoạt để làm việc vào thời gian của bạn, và trong quần lửng nếu bạn chọn, là một trong những ưu điểm lớn của làm việc từ xa. Nhưng nó cũng có thể khiến nhân viên cảm thấy cách biệt, không chắc chắn khi nào là thích hợp để gửi tin nhắn cho đồng nghiệp hoặc cách bắt đầu một cuộc trò chuyện không liên quan đến công việc. Vì làm việc từ xa dường như không biến mất, có những người đang cố gắng giải quyết vấn đề này—và kiếm tiền từ nó.
Một công ty như vậy, Cleary, tạo ra một “đại sảnh kỹ thuật số” nơi mọi người có thể đặt câu hỏi, đăng thông báo và chúc mừng nhau về những thành công tại nơi làm việc. Nó hoạt động giống như một luồng thông tin trên Facebook, cá nhân hóa cập nhật cho từng nhân viên. “Khi bạn có 50 người, nhưng họ ở 50 văn phòng tại nhà khác nhau, bạn thực sự gặp phải những thách thức giao tiếp lớn hơn so với một công ty có 300 người mà mọi người đều ở cùng một địa điểm,” Thomas Kunjappu, người sáng lập công ty nói. Nó cũng cung cấp một nơi cho nhân viên chia sẻ thông tin cá nhân về bản thân và câu hỏi kích thích cuộc trò chuyện có thể sử dụng trước các cuộc họp.
Một nền tảng “văn phòng ảo” khác, có tên là Tandem, khuyến khích nhân viên chia sẻ cập nhật suốt cả ngày, để đồng nghiệp có thể thấy khi họ có thể trò chuyện, khi họ đang dạo chó, hoặc khi họ tập trung vào công việc. Nhân viên có ý định tự nguyện cập nhật tình trạng của họ, nhưng Tandem cũng tích hợp với các nền tảng như Asana và Google Docs, để đồng nghiệp có thể tự động xem điều gì ai đó đang làm vào thời điểm đó. Giống như Slack, Tandem được thiết kế để khiến người ta nói chuyện với nhau thường xuyên hơn trong quá trình làm việc. Nhưng khác với Slack, nó được thiết kế để hiển thị khi nào người ta thực sự sẵn sàng—không chỉ khi họ online.
Một video quảng cáo cho Tandem đọc những khiếu nại phổ biến về làm việc phân tán. “Tại văn phòng, bạn chỉ cần nhìn sang và nói, ‘Ở đây, câu hỏi nhanh,’ và có câu trả lời,” nói một phụ nữ, đứng trên giường với laptop của mình. “Nhưng khi bạn làm việc từ xa, giống như—à, đúng rồi, tôi hoàn toàn cô đơn.” Ý định là rằng một sản phẩm phần mềm có thể khiến mọi người cảm thấy gần nhau hơn.
Một công ty khởi nghiệp khác, Donut, nhằm mục tiêu “tạo ra kết nối con người giữa những người làm việc.” Donut tích hợp với Slack để thêm cách mới cho những người làm việc từ xa giao tiếp xã hội, bao gồm một kênh nước mát nghịch ngợm nơi những người không quen biết nhau có thể kết nối qua các gợi ý trò chuyện. (Ví dụ: “Món khoai tây yêu thích của bạn là gì?”) Trong khi các công cụ phần mềm khác tập trung vào việc củng cố mối quan hệ giữa những người đã làm việc cùng nhau, Donut được thiết kế cho những người chưa từng làm việc cùng nhau. Có ít lý do để tiếp cận một đồng nghiệp ở bộ phận khác, và nó càng ngần ngại khi làm điều đó ảo. Trong kênh #donut trên Slack, bot Donut ngẫu nhiên ghép các đồng nghiệp và sắp xếp cho họ thảo luận ảo.
Tất cả điều này có vẻ như một nỗ lực lớn cho các tương tác xã hội mà, trong văn phòng vật lý, là tự nhiên. Nó cũng có thể tốn thời gian. Chào hỏi đồng nghiệp khi bạn lấy cà phê mất năm phút; gặp một đồng nghiệp mới qua Donut có thể có nghĩa là một cuộc gọi Zoom thêm nửa giờ khác. Một số công ty đã sử dụng Donut, như Flexport, nói rằng nó giúp nhân viên không cảm thấy cô lập hoặc mất kết nối với đồng nghiệp. Jennifer Longnion, giám đốc tác động chính của Flexport, nói rằng công ty cũng sử dụng Cleary, và nó khuyến khích nhân viên gặp nhau thông qua các nhóm nhỏ trên Slack. (Cô nhắc đến Freight Femmes, một nhóm nội bộ dành cho phụ nữ làm việc tại Flexport, tổ chức những sự kiện như lớp nấu ăn ảo và đêm thưởng thức trí tuệ.)
Tuy nhiên, Flexport đã tập trung vào tầm quan trọng của việc làm việc cùng nhau đôi khi. Nhân viên không cần phải đến văn phòng thường xuyên—nhưng họ phải sống trong vòng vài giờ của một trung tâm để đến tham gia vào các cuộc họp đội quý, nơi mọi người làm việc cùng nhau mặt đối mặt. Longnion nói rằng cô, và những người ở vị trí của mình, vẫn đang tự hỏi làm thế nào để tạo ra văn hóa trong một môi trường làm việc từ xa. “Điều này thực sự đang nghĩ trong tâm trí tôi,” cô nói. “Làm thế nào chúng ta có thể tạo ra những điểm tiếp xúc nhưng không phải đến văn phòng?”
Máy pha cà phê ảo, các câu hỏi kích thích được tạo ra bởi bot—tất cả có thể làm cho mọi thứ trở nên hơi kiểu cơm với cá. Nhưng đối với nhân viên mới, thậm chí các tương tác hời hợt cũng có thể điều quan trọng. Một người bạn của tôi, người mới bắt đầu làm việc tại Google, nói rằng cô đã thiết lập mối quan hệ thực sự với đội làm việc từ xa thông qua các hoạt động như câu hỏi kích thích trước các cuộc họp nhóm. “Những điều đó tuy tệ, nhưng chúng giúp đỡ,” cô nói với tôi. “Thậm chí nếu chúng ta tất cả đồng lòng nghĩ rằng nó tệ, chúng tôi vẫn gửi tin nhắn cho nhau để nói rằng nó tệ, điều đó khiến chúng tôi gần nhau hơn.”
Những người làm việc từ xa khác, người đã yêu cầu tôi không đăng tên của họ vì sợ làm tổn thương quản lý, nói rằng họ cảm thấy như bị lạc lõng trong môi trường văn phòng ảo. “Chắc chắn là khó hơn để tạo ra bạn bè làm việc thực sự ảo,” nói một nhân viên Salesforce. “Tại thời điểm này của đại dịch, tôi không muốn dành thêm một giây nào nữa cho cuộc họp Zoom hơn là cần thiết. Tôi sẽ không bao giờ tham gia một buổi giờ vui ảo nữa. Hai người bạn làm việc thân thiết nhất tôi đã kết bạn từ đại dịch là những người tôi đã có thể kết nối mặt đối mặt.”
Nghiên cứu về làm việc từ xa hiện vẫn còn hạn chế và kết luận khác nhau. Một số nghiên cứu cho thấy nhân viên hạnh phúc hơn; những nghiên cứu khác cho biết nhân viên trải qua nhiều cảm giác cô đơn, cáu kỉnh, lo lắng và tội lỗi hơn. Ngoài ra, nghiên cứu gần đây về làm việc từ xa đã diễn ra trong đại dịch, làm khó khăn khi phân biệt liệu người ta cảm thấy không tốt vì sự sắp xếp công việc của họ hay vì đại dịch.
Một điều rõ ràng, tuy nhiên, là những người làm việc từ xa thường không thay thế giao tiếp trực tiếp bằng giao tiếp ảo. Những người làm việc từ xa gửi nhiều email và tin nhắn tức thì hơn so với những người làm việc tại văn phòng, và họ hợp tác ít hơn với “liên kết yếu” của họ—đồng nghiệp mà họ không biết nhiều. Một nghiên cứu—so sánh email, tin nhắn tức thì, cuộc gọi video và lời mời lịch từ 60,000 nhân viên Microsoft trước và sau sự chuyển đổi từ làm việc tại văn phòng sang làm việc từ xa trong đại dịch—cho thấy làm việc từ nhà đã khiến những nhân viên này “trở nên cố định và kín đáo hơn, với ít cầu nối giữa các phần khác nhau.”
Có lý do để tin rằng tương tác xã hội bắt buộc có thể là một cách thoát khỏi tình thế này. Việc sử dụng một tiện ích cắm Slack như Donut có thể tạo cơ hội cho đồng nghiệp trò chuyện với nhau; các trò gãy băng ở đầu cuộc họp Zoom có thể cung cấp đủ ngữ cảnh cá nhân để xây dựng mối quan hệ. Nhưng không có nhiều nghiên cứu để chứng minh điều đó. Khi tôi hỏi ông sáng lập Cleary Kunjappu liệu ông có dựa vào nghiên cứu học thuật khi xây dựng sản phẩm của mình, ông ta đã giãi quyết về những thách thức của làm việc từ xa trước khi cuối cùng nói không. “Chúng tôi đang cùng nhau tìm hiểu trong thời gian thực,” ông ta nói.
Maxim Wheatley, người làm việc cho công ty mẹ của Remote Rated—một trang đánh giá kiểu Glassdoor cho các công ty làm việc từ xa—nói rằng người làm việc từ xa không đánh giá cao nhiều những tương tác xã hội hời hợt. “Các công ty thất bại là những công ty nhận diện sai những tương tác nhỏ nhặt trong môi trường văn phòng—như chuyện nhỏ nói chuyện—như văn hóa,” ông ta nói. “Bây giờ họ cảm thấy như họ có thể tạo ra một phiên bản kỹ thuật số của nó bằng cách giới thiệu những cuộc trò chuyện nhỏ trên Zoom, hoặc có các kênh Slack nơi mọi người có thể chia sẻ một bức ảnh của chó của họ. Nó không hoạt động.”
Thay vào đó, Wheatley nói rằng các công ty làm việc từ xa có sự hài lòng cao nhất từ nhân viên là những công ty nhận ra lợi ích của làm việc từ nhà, đồng thời tìm cách sáng tạo để đưa mọi người vào cùng một phòng. Ví dụ, GitLab cung cấp một khoản hỗ trợ du lịch cho nhân viên muốn làm việc cùng nhau. Công ty này đã làm việc từ xa trước đại dịch, nhưng nó khuyến khích mọi người gặp nhau khi có thể. “Có điều gì đó rất lành mạnh, tôi nghĩ, khi một công ty nhận ra rằng chúng ta có thể làm công việc tuyệt vời như một công ty chủ yếu từ xa—nhưng khi nói đến việc tạo ra sự đồng nhất, không nghi ngờ có lợi ích khi chúng ta tụ tập lại với nhau mặt đối mặt,” Wheatley nói.