Nghệ thuật sử dụng Zoom: Vâng, việc tắt âm thanh khuôn mặt là hoàn toàn chấp nhận

Chúng ta đã trải qua nhiều năm trong thí nghiệm lớn về làm việc từ xa. Ban đầu nó bắt đầu như một cuộc gọi Zoom, nhưng bây giờ nó cảm giác như một bước đi chậm rãi hơn. Cuộc sống công việc của chúng ta được sống trên camera suốt cả ngày, mỗi ngày - và đến lúc để mọi người nghỉ ngơi.

Việc tắt âm thanh khuôn mặt là hoàn toàn chấp nhận

Giao tiếp từ xa không phải là điều mới. Trong thời gian dài, chúng ta trao đổi bằng thư tín. Sau đó, chúng ta thêm telegraph, làm tăng tốc độ giao tiếp. Sau đó là điện thoại, cho phép chúng ta giao tiếp vượt qua dây cáp. Fax, email, tin nhắn tức thì - các lựa chọn giao tiếp tiếp tục phát triển.

Chúng ta không nhìn thấy khuôn mặt của nhau, nhưng doanh nghiệp vẫn phát triển mạnh mẽ.

Cuộc gọi video là tuyệt vời cho nhiều điều, như chia sẻ màn hình và nắm bắt các biểu hiện phi ngôn ngữ. Nhưng điều đó không có nghĩa là chúng ta luôn phải nhìn thẳng vào mặt nhau. Vì, để trung thực, đó là một công việc mệt mỏi.

Chúng ta đều biết việc tắt tiếng là chấp nhận được. Nhưng tôi muốn làm rõ rằng việc tắt khuôn mặt - tắt camera của bạn - đặc biệt là trong một số tình huống nhất định, cũng hoàn toàn chấp nhận.

\n
• Khi ăn. Trong những ngày tôi bận rộn với các cuộc họp liên tiếp, tôi thường ăn trong khi tham gia cuộc gọi. Để tránh biến cuộc họp thành phiên mukbang, tôi tắt âm thanh và video.
\n
• Khi đa nhiệm. Không phải mọi phần của mọi cuộc họp mà tôi tham gia đều liên quan đến tôi. Nếu mọi người đang nói về điều gì đó không liên quan đến tôi, tôi sử dụng thời gian đó để làm việc bận rộn, như kiểm tra Slack. Tôi không tắt khuôn mặt để che giấu việc đa nhiệm - đó là một cách sử dụng tốt của thời gian - nhưng nếu tôi để video của mình bật, nó sẽ dễ chú ý và làm phiền người khác khi thấy tôi đang làm điều gì khác.
\n
• Trong cuộc họp nhóm lớn. Nếu không ai nhìn thấy bạn cả, hãy thoải mái nghỉ ngơi, để bạn không phải lo lắng nếu mọi người để ý đến cách bạn gãi tai một cách kỳ lạ.
\n

Khi bạn không sẵn sàng xuất hiện. Chúng ta không thể sẵn sàng cho camera 100% thời gian. Trong quá trình chuyển múi giờ để phù hợp với múi giờ, tôi đã xuất hiện trong các cuộc họp lúc 5 giờ sáng. Tôi không thể dậy lúc 4:45 sáng để sẵn sàng, và tin tôi đi, bạn không muốn thấy mặt tôi vào lúc đó.

Và còn một điểm nữa quan trọng: hãy tắt khuôn mặt bất cứ khi nào bạn muốn.

Làm thế nào để khuyến khích mọi người không tắt khuôn mặt

Đúng, việc tắt camera trong cuộc gọi video là chấp nhận được, và đôi khi quan trọng. Nhưng cũng tốt khi thỉnh thoảng được nhìn thấy khuôn mặt của mọi người, và khía cạnh hình ảnh của giao tiếp đồng bộ mang lại những lợi ích rõ ràng.

Thay vì ban hành một quyết định nặng nề, bạn có thể khuyến khích người tham dự hiển thị khuôn mặt của họ bằng cách thực hiện một số chiến lược.

\n
• Có một chương trình và chia sẻ trước thời gian. Nó giúp những người đang đa nhiệm biết khi nào điều gì sẽ liên quan đến họ. Thay vì mặc định tắt camera suốt thời gian, họ có thể bật camera khi đó là một mục agenda liên quan.
\n
• Giữ mọi thứ ngắn gọn. Dễ dàng hơn để chuẩn bị tinh thần nếu đó là một cuộc họp ngắn, và mọi người có thể mở camera trong 15 phút hơn là 45 phút. Đừng lên lịch cuộc họp một giờ chỉ vì đó là mặc định của lịch.
\n
• Hỏi câu hỏi thú vị hoặc sử dụng phòng nhóm nhỏ để thảo luận trong nhóm nhỏ. Người ta có khả năng hiển thị khuôn mặt nếu họ thực sự tham gia.
\n
• Đừng ghi lại cuộc họp trừ khi thực sự cần thiết. Việc phải bật camera suốt ngày đã đủ mệt mỏi. Biết rằng nó sẽ được ghi lại và sống mãi mãi trong lòng Skynet - ờ, internet - thêm một tầng áp lực nữa. Nếu việc ghi âm là cần thiết, thêm dấu thời gian để mọi người có thể dễ dàng bỏ qua các phần liên quan, và kích hoạt chú thích đóng và/hoặc bản ghi văn bản để mọi người có thể hiểu bối cảnh mà không cần nhìn vào khuôn mặt đã được ghi lại của mọi người. Như một lợi ích bổ sung, điều này sẽ làm cho cuộc họp của bạn trở nên có sẵn hơn.
\n

Tôi thừa nhận rằng cuộc họp đôi khi (tôi nhấn mạnh - đôi khi!) cần thiết, nhưng bạn có thể giảm gánh nặng của việc bật camera suốt thời gian. Đó có thể không còn là một cuộc zoom đầy đủ nữa, nhưng hãy xem liệu bạn có thể biến nó thành một cuộc dạo chơi ít nhất.

Bài viết này của Michelle S. được đăng lần đầu trên blog của Zapier. Tìm bài viết gốc tại đây.